Resume Chapter 6 : Building Internally Consistent Compensation Systems

Internal Consistency

Internally Consistency Compensation Systems dijelaskan sebagai nilai relatif dari tiap pekerjaan diantara semua pekerjaan di dalam perusahaan. Perusahaan bergantung pada prinsip fundamental yang sederhana untuk membangun kompensasi internal yang konsisten; Pekerjaan yang membutuhkan kualifikasi lebih tinggi, tanggung jawab dan tugas yang lebih kompleks harus dihargai lebih tinggi dibandingkan dengan pekerjaan yang mempunyai kualifikasi, tanggung jawab dan kompleksitas lebih rendah.

Job analysis diikuti job evaluation. Job analysis merupakan prosedur deskriptif sedangkan job evaluation merefleksikan value judgements. Job analysis yang efektif mengidentifikasi dan menjelaskan job content. Job content menjelaskan job duties dan tugas seperti pada  faktor keahlian dan usaha yang dibutuhkan untuk mencukupi pelaksanaan pekerjaan.

Job evaluation adalah kunci konsistensi sistem internal kompensasi sebagai strategic tools.

Job Analysis

Job analysis adalah prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari posisi pekerjaan dan tipe orang yang dipekerjakan untuk posisi tersebut.

Job content berarti aktivitas aktual yang harus dilakukan employee untuk bekerja sesuai dengan pekerjaannya. Job Content juga termasuk daftar pekerjaan, tanggung jawab hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyeliaan. Dari penjelasan tersebut, Job content dapat disebut pula dengan Job Description.

Worker Requirements mewakili kulifikasi minimum, pengetahuan, skill, dan kemampuan yang harus dimiliki karyawan untuk mengerjakan bagian dari pekerjaannya. Daftar persyaratan tenaga kerja untuk suatu pekerjaan, bisa berupa syarat pendidikan, keterampilan, keribadian, dan lain sebagainya. Persyaratan ini dapat disebut pula dengan Job Specification.

Working Conditions adalah konteks sosial atau lingkungan fisik dimana pekerjaan akan dilakukan.

Manfaat informasi Analisis Pekerjaan

1. Perekrutan dan Penyeleksian

Analisis Pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas.

2. Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat.

3. Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan presatsi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Para manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan  dan standar prestasinya.

4. Pelatihan

Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut.

5. Menentukan Kewajiban yang Tidak ditugaskan

Dapat membantu mengungkap pekerjaan yang belum ditugaskan. Anda mengathui bahwa tidak satupun dari orang produksi lainnya yang bertanggung jawab untuk mengantur persediaan barang mentah.

Anda mengetahui dari tinjauan pekerjaan lau yang serupa bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan. Dan analisis pekerjaan telah mengungkapk an kewajiban yang belum ditugaskan.

Langkah utama dalam proses job analysis, yaitu :

1. Determine a job analysis program

Perusahaan harus menentukan antara menggunakan sitem yang telah dibangun atau mengembangkan sistem yang dibuatnya sendiri untuk kebutuhan yang spesifik.

2. Select and train analysts

Job analis secara umum harus mampu mengumpulkan informasi terkait pekerjaan melalui berbagai metode, terkait keberagaman karyawan, menganalisa informasi dan menulis dengan jelas dan ringkas.

3. Direct job analyst orientation

Sebelum analist memulai job analisis yang spesifik, mereka harus menganalisa konteks pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan agar manajer tersebut lebih paham faktor apa yang dapat mempengaruhi pekerjaan karyawannya.

4. Conduct the study : data collection methods and sources of data

Ketika analis telah mengumpulkan data awal yang cocok, mereka mulai mengumpulkan dan merekam berbagai informasi dari tiap pekerjaan dalam perusahaan. Analis harus hati-hati memilih metode dan sumber data yang dikumpulkan. Metode yang paling umum adalah kuesioner dan observasi, sedangkan narasumber yang paling umum adalah supervisor, manajer, dan karyawan yang sedang bekerja.

Job analisis yang reliable konsisten dengan kondisi yang serupa

5. Summarize the results : writing job descriptions

Job description meringkas tujuan pekerjaan dan mendaftar tugas-tugas, tanggung jawab, seperti skill, pengetahuan, kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan melakukan pekerjaan tersebut dalam level minimum.

Job description biasanya mengandung 4 bagian:

Ø      Job Title

Mengindikasi nama tiap pekerjaan dalam struktur kerja perusahaan. Disebut pula dengan Job Position, yang menyebutkan nama pekerjaan yang bersangkutan.

Ø      Job Summary

Pernyataan singkat mengenai dua atau lebih penjelasan pekerjaan. Ringkasan pekerjaan harus menjelaskan sifat umum dari pekerjaan itu, dan hanya menyertakan fungsi atau aktivitas utamanya.

Ø      Job Duties

Menjelaskan aktivitas utama pekerjaan termasuk tanggung jawab sepervisor. Selain itu juga mendefinisikan batas dari otoritas pemegang pekerjaan tersebut, termasuk otoritas pembuatan keputusan milik orang tersebut, pengawasan langsung dari personel lain dan pembatasan anggaran.

Ø      Worker Specification

Daftar yang memuat pendidikan, keahlian, kemampuan, pengetahuan dan kualifikasi lain yang dimiliki seorang karyawan untuk menempati sebuah pekerjaan. Pendidikan berarti pelatihan formal.

Equal Employment Opportunity Comission / EEOC merupakan panduan yang membedakan antara istilah pengetahuan, skill dan kemampuan. Berikut penjelasannya :

ü      Pengetahuan berarti informasi yang diinformasikan secara langsung untuk melakukan fungsi.

ü      Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan psikomoter yang dipelajari.

ü      Kemampuan berarti sebuah kompetensi untuk melakukan perilaku yang diamati atau perilaku yang hasilnya berupa produk yang tampak.

Job Analysis Techniques

Banyak perusahaan memilih untuk menggunakan teknik analisis pekerjaan karena biaya membuat tehnik analisa pekerjaan biasanya melebihi kemampuan. Selain itu, membangun tehnik analisa pekerjaan yang diaplikasikan untuk berbagai jenis pekerjaan telah diuji oleh praktisi dan peneliti.

U.S. Departement of Labour’s Occupational Information Network (O*NET)

O*NET meliputi banyak hal karena menggabungkan informasi mengenai pekerjaan dan pekerja secara bersamaan. O*NET Content model mengandung informasi pekerjaan terdiri dari komponen yang terkait aktivitas pekerjaan. O*NET Content model terdiri dari enam kategori pekerjaan dan informasi karyawan, yaitu:

1. Experience requirements, meliputi:

Ø      Experience and Training

Informasi mengenai persiapan spesifik yang dibutuhkan untuk memasuki sebuah posisi pekerjaan ditambah pengalaman kerja sebelumnya yang berkontribusi pada kualifikasi sebuah pekerjaan.

Ø      Licensing

Merupakan informasi lisensi, sertifikat, atau registrasi yang digunakan untuk mengidentifikasi tingkat skill yang dibutuhkan untuk memasuki atau meningkatkan taraf sebuah pekerjaan.

2. Occupation Requirements

Domain occupation requirements mengandung informasi mengenai tipe aktivitas yang dibutuhkan melintas pekerjaan. Terdiri dari :

Ø      Generalized Work Activities

Informasi yang menjelaskan tipe umum dari perilaku kerja yang terjadi dari banyak pekerjaan.

Ø      Organizational Content

Informasi yang mengindikasi karakteristik organisasi yang mempengaruhi bagaimana masyarakat melakukan pekerjaannya.

Ø      Work Content

Informasi yang menjelaskan faktor fisik dan social yang mempengaruhi hakikat pekerjaan.

3. Occupation – Specific Requirements

Susunan detail elemen komprihensif yang diaplikasikan ke dalam satu pekerjaan atau job family tertentu.

4. Works Force Characteristic

Berarti variabel yang menjelaskan karakteristik umum pekerjaan yang mempengaruhi kebutuhan posisi pekerjaan. Karakteristiknya yaitu :

Ø      Labor Market Information

Karakteristik kekuatan pekerja saat ini dari sebuah pekerjaan.

Ø      Occupational Outlook

Karakteristik kekuatan pekerja di masa depan dari sebuah pekerjaan.

5. Worker Characteristic

Mencakup informasi mengenai :

Ø      Ability

Menanggung atribut individu yang mempengaruhi performa.

Ø      Interest

Pemilihan lingkungan kerja dan hasilnya.

Ø      Work Styles

Karakteristik pribadi yang menjelaskan pentingnya interpersonal dan tipe kerja yang dibutuhkan dalam pekerjaan.

6. Worker Requirements

Ø      Basic Skills

Informasi yang menjelaskan pengembangan kapasitas dan fasilitas yang dipelajari atau akusisi cepat pengetahuan.

Ø      Cross Functional Skill

Mengindikasi pengembangan kapasitas yang memfasilitasi performa aktivitas yang terjadi dalam pekerjaan.

Ø      Knowledge

Informasi yang menjelaskan susunan prinsip organisasi dan fakta yang diterapkan dalam domain umum.

Ø      Education

Detail informasi pengalaman pendidikan sebelumnya yang dibutuhkan dalam melakukan sebuah pekerjaan.

Job Evaluation

Para professional kompensasi menggunakan job evaluation untuk menyadari perbedaan secara sistematis hubungan antara sekumpulan pekerjaan dan pemberian gaji yang berbeda dan seimbang dengan pekerjaannya. Job analysis hampir sepenuhnya deskripsi, tetapi job evaluation sebagian mencerminkan nilai dan prioritas bagi manajemen untuk menempatkan berbagai macam posisi pekerjaan. Berdasarkan job content dan prioritas perusahaan, manajer memberikan gaji yang berbeda untuk masing-masing posisi di dalam perusahaan.

Job evaluation didasarkan pada compensable factor, yang merupakan karakteristik penting pekerjaan dan digunakan oleh perusahaan sebagai acuan rerata gaji relatif. Faktor yang umum digunakan oleh perusahaan antara lain adalah skill, usaha, tanggung jawab dan kondisi kerja. Keempat faktor ini merupakan universal compensable factors karena secara virtual, setiap pekerjaan mempunyai keempat faktor ini. Pemilihan faktor dapat dilakukan beradasarkan dua pemikiran, yang pertama yaitu faktor harus terkait dengan pekerjaan. Sehingga faktor tersebut merupakan pencerminan pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan. Kedua, faktor yang merupakan strategi perusahaan. Misalkan nilai perusahaan adalah diferensiasi produk, sehingga compensable factor dalam hal ini adalah inovasi.

   Job evaluasi terdiri dari enam langkah :

1.      Determining single versus multiple job evaluation techniques

Menentukan teknik job evaluasi sesuai dengan bidang pekerjaannya berdasarkan faktor kompensasi terkait pekerjaan tersebut. Jika faktor kompensasi yang dipilih dapat digunakan untuk menilai pekerjaan di semua bidang, maka teknik yang digunakan adalah single technique, tetapi jika faktor kompensasi berbeda antar bidang, maka menggunakan multiple technique.

2.      Choosing the job evaluation committee

Komite job evaluasi terdiri dari pegawai, supervisor, manajer, dan jika relevan serikat pekerja secara bersama-sama mendesain, memantau, dan mengevaluasi hasil job evaluation. Komite job evaluasi membantu meyakinkan komitmen pegawai kepada perusahaan. Mereka juga menyediakan sistem checks-and-balance. Prosedur job evaluation secara ilmiah tidak akurat karena keputusan evaluasi berdasarkan penilaian manusia biasa. Oleh karena itu, adanya consensus beberapa pegawai membantu meminimalkan bias oleh job evaluator secara individual.

3.      Training employees to conduct job evaluations

Pegawai yang dipilih harus mengerti tujuan proses, selain tujuan perusahaan. Evaluator berlatih menggunakan kriteria job evaluasi sebelum mengaplikasikan pada pekerjaan sesuangguhnya.

4.      Documenting the job evaluation plan

Dokumentasi job evaluasi berguna untuk tujuan legal dan training. Karena dapat secara jelas menetapkan criteria pekerjaan yang dievaluasi, sehingga pegawai dapat memahami bagaimana cara evaluasi pekerjaan mereka, hasil evaluasi serta prosesnya. Selain itu juga dapat mengklarifikasi jika ada ambiguitas oleh pegawai.

5.      Communicating with employees

Perusahaan secara formal menyampaikan informasi hasil evaluasi pekerjaan yang telah dilakukan kepada pegawai untuk memastikan pegawai memahami dan menerima keputusan hasil evaluasi pekerjaan yang dilakukan.

6.      Setting up the appeal process

Perusahaan menyusun prosedur perbandingan yang menunjukkan review kasus demi kasus sebagai pemeriksaan proses melalui uji ulang. Hal ini mempunyai efek menurunkan tuntutan diskriminasi illegal yang mungkin terjadi jika pegawai tidak diberikan suara.

Teknik Job Evaluations

Market based evaluations plans menggunakan data pasar untuk menentukan perbedaan pentingnya pekerjaan.

Job Content evaluation menekankan sistem nilai internal perusahaan dengan membentuk sebuah hierarki pekerjaan internal pada setiap pekerjaan dalam strategi perusahaan.

The Point Method

Metode poin adalah teknik kadar nilai yang menggunakan metode kuantitatif. Komite Job Valuation mengikuti tujuh langkah untuk menyelesaikan metode poin :

Step 1.           Memilih Benchmark Jobs

Penggunaan benchmark  jobs dalam metode ini bertujuan untuk mengembangkan faktor dan definisi metode untuk memilih pekerjaan yang merepresentasikan rentang pekerjaan di dalam perusahaan.

Step 2.           Menentukan Faktor Kompensasi berbasis pada Benchmark Jobs

Manajer menentukan faktor kompensasi yang secara adekuat merepresentasikan lingkup pekerjaan untuk dievaluasi. Setiap benchmark jobs digambarkan oleh faktor-faktor tersebut yang membedakan value dari semua pekerjaan.

Step 3.           Menjelaskan Derajat Faktor

Pekerjaan individual mempunyai variasi dalam hal lingkup dan konten, sehingga perlu pemisahan derajat faktor untuk mengidentifikasi faktor yang terdapat pada masing-masing pekerjaan.

Step 4.           Menentukan bobot tiap faktor

Pembobotan faktor kompensasi merepresentasikan pentingnya faktor pada keseluruhan nilai pekerjaan. Pembobotan biasanya ditunjukkan dengan persentase yang dilakukan oleh komite maupun manajemen. Semua faktor diperingkatkan menurut kepentingan relatifnya, dan pembobotan akhir diputuskan setelah diskusi dan konsensus.

Step 5.           Menjelaskan nilai poin untuk tiap Faktor Kompensasi

Penentuan nilai poin pada masing-masing faktor kompensasi dilakukan dalam tiga tahap. Pertama, mereka harus menentukan kemungkinan nilai poin yang tertinggi pada keseluruhan faktor kompensasi. Kedua, kemungkinan nilai poin tertinggi pada setiap faktor kompensasi didasarkan pada total bobot. Ketiga, mendistribusikan poin-poin tersebut lintas derajat atau tingkatan pernyataan dalam setiap faktor kompensasi.

Step 6.           Memeriksa derajat Faktor dan Nilai Poin

Verifikasi dilakukan anggota komite secara independen dengan menghitung nilai poin secara random sebagai sampel pekerjaan. Setelah menghitung nilai poin sampel, komite memperhatikan apakah hirarki pekerjaan sudah tepat sesuai dengan rencana strategis perusahaan sebagaimana isi yang melekat pada pekerjaan.

Step 7.           Mengevaluasi Seluruh Pekerjaan

Evaluasi semua pekerjaan dilakukan sekali ketika sistem evaluasi sudah diuji dan diperhalus. Setiap pekerjaan kemudian dievaluasi dengan menentukan mana tingkat definisi yang paling tepat untuk pekerjaan dan menugaskan faktor-faktor poin yang sesuai.

Menyeimbangkan pertimbangan internal dan pasar menggunakan metode poin

Metode poin yang dilakukan perusahaan kemungkinan berbeda dengan market pay rate yang diperoleh dengan metode survei kompensasi pasar pada jenis pekerjaan serupa. Analisis regresi dapat digunakan sebagai indikasi dasar rerata gaji yang meminimalkan perbedaan antara metode poin perusahaan dan market pay rate. 

Alternatif Pendekatan Job-Content Evaluation

Jenis yang biasa digunakan dalam teknik job evaluation kualitatif yaitu :

1. Simple Ranking Plans

Menyusun semua pekerjaan mulai dari yang paling rendah sampai yang apling tinggi berdasarkan satu kriteria. Biasanya digunakan oleh perusahaan kecil yang mempunyai sedikit pegawai.

2. Paired Comparisons

Berguna untuk membuat rerata pada pekerjaan yang banyak, biasanya lebih dari 20 pekerjaan. Komite membuat semua kemungkinan pasangan pekerjaan, dan setiap pasangan pekerjaan diberikan poin pada pekerjaan yang bernilai paling tinggi, sedangkan pekerjaan dengan nilai paling rendah tidak diberi poin. Setelah mengevaluasi setiap pasangan, komite menjumlah semua poin pada setiap pekerjaan. Pekerjaan dengan poin tertinggi lebih bernilai daripada pekerjaan dengan poin yang paling rendah.

3. Alternate Rangking

Menyusun pekerjaan secara ekstrim, menentukan pekerjaan yang paling bernilai dan yang paling tidak bernilai. Kemudian menentukan kembali pasangan pekerjaan selanjutnya yang paling bernilai dan paling tidak bernilai, sampai selesai. Kelemahan metode ranking yaitu, data subbyektif, tidak ada standar tujuan, acuan, susah mempertahankan secara hukum, peringkat tidak ditentukan dengan skala obyektif yang menunjukkan seberapa berbeda nilai satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya.

4. Classification Plan

Perusahaan menggunakan metode ini untuk menempatkan pekerjaan ke dalam kategori berdasarkan faktor kompensasi. Organisasi sektor publik seperti perusahaan pemerintah sering menggunakan sistem klasifikasi ini. Klasifikasi berdasarkan faktor skill, pendidikan dan tingkat pengalaman.

Alternatif  Job Evaluation

Beberapa alternatif selain melakukan job evaluasi, yaitu dengan  survei pasar dan menetukan rerata upah di pasar. Metode ini melingkupi reliansi pada rerata gaji di pasar, gaji insentif, rerata individual dan collective bargaining.

Sistem kompensasi yang konsisten secara internal dan strategi kompetitif

Sistem kompensasi internal melalui dua proses yaitu job analysis dan job evaluation mempunyai keterbatasan. Sistem ini dapat menurunkan fleksibilitas perusahaan dalam merespon perubahan pesaing karena job analisis menuntun deskripsi pekerjaan dan struktur pekerjaan menjadi terstruktur. Dalam rangka menghadapi pesaing, dimana pegawai harus fleksibel dengan tugas pekerjaannya, kemungkinan melakukan pekerjaan di luar deskripsi pekerjaan yang ditulis sangat tinggi sehingga akan sulit dalam penilaiannya. Selain itu, kelemahan struktur kompensasi ini adalah birokrasi yang diakibatkan. Perusahaan menciptakan tingkatan staf dan pekerjaan menjadi lebih banyak.