TEORI ORGANISASI Richard L. Daft : CHAPTER 10

Chapter 10

INOVASI ORGANISASI

Inovasi adalah penggunaan gagasan-gagasan baru bagi organisasi yang menggunakannya. Semua inovasi merupakan perubahan. Namun tidak semua perubahan bersifat inovatif. Perubahan yang inovatif membuka peluang baru bagi organisasi yang bisa juga memunculkan penolakan baru oleh anggota organisasi yang efeknya akan lebih mengancam keberlangsungan organisasi kedepan.

Inovasi biasanya memiliki satu dari dua bentuk inovasi yang ada :

ü      Teknologis

Merupakan apa yang kebanyakan ada di benak kita jika kita berpikir mengenai perubahan yang inovatif; mencakup alat, teknik, perlengkapan, atau sistem baru untuk memproduksi produk barang atau jasa atau dalam cara produk tersebut dihasilkan atau juga bahkan disajikan.

ü      Administratif

Implementasi dari perubahan-perubahan pada struktur organisasi atau proses administratifnya; yabng mencakup perubahan seperti pengenalan jadwal kerja yang fleksibel, atau matriks desain organisasi.

Perubahan organisasi adalah perubahan yang terjadi di organisasi yang ditentukan dengan diadopsinya sebuah ide atau atau perilaku baru oleh organisasi tersebut.
Pendekatan ambidextrous (cerdik) berarti menggabungkan struktur dan proses yang sesuai untuk implus kreatif maupun penerapan inovasi yang sistematis.

The Strategic Role of Change

Organisasi harus dapat bergerak secara cepat untuk menghadapi tantangan perubahan global yang terjadi saat ini melalui respon atas :

Ø      Organisasi besar harus dapat bergerak fleksibel sedinamis organisasi kecil

Ø      Industri manufaktur harus memiliki teknologi manufaktur yang fleksibel yang didukung pelayanan melalui IT

Ø      Inovasi berkelanjutan harus dilakukan demi keberlangsungan dan pertumbuhan usaha

Elemen Untuk Perubahan Yang Sukses :

1.      Ide (Idea)

Ide adalah cara baru dalam melakukan sesuatu. Tidak ada perusahaan tetap kompetitif tanpa ide-ide baru. Dengan ide-ide baru, keberlangsungan perusahaan lebih terjamin karena mampu bertahan dalam persaingan yang maikin sengit.

2.      Kebutuhan (Needs)

Sebuah kebutuhan yang dirasakan perlu diubah ketika manajer melihat jarak antara kinerja aktual dan kinerja yang diharapkan dalam organisasi. Dengan adanya gap tersebut, manajer bisa melihat masalah yang terjadi sehingga bisa segera dianalisa dan diteliti akar permasalahannya.

3.      Adopsi (Adoption)

Adopsi terjadi ketika pengambil keputusan memilih untuk terus maju dengan ide yang diusulkan.

4.      Implementasi (Implementation)

Implementasi terjadi ketika anggota organisasi menggunakan ide baru, teknik, atau perilaku. Dari ide tersebut, kemudian direalisasikan.

5.      Sumber Daya (Resources)

Sumber daya merupakan energi manusia dan aktivitas yang diperlukan untuk membawa perubahan. Sumber daya merupakan bahan bakar perubahan, karena tanpa sumber daya, perubahan tidak akan bisa dijalankan karena tidak memiliki energi untuk menggerakkan berbagai rencana perubahan yang diharapkan.

Strategi dan Perubahan Struktur

Beberapa perusahaan yang keluar dari bentuk-bentuk organisasi tradisional dan bergeser kearah strategi jaringan virtual dan struktur untuk menggabungkan e-bisnis. Jenis perubahan adalah tanggung jawab manajer puncak organisasi, dan keseluruhan proses perubahan biasanya berbeda dari proses untuk inovasi dalam teknologi atau produk baru.

Pendekatan Dual-Core

Inti dari pendekatan dual-core adalah bahwa organisasi, terutama banyak yang bergerak dalam bidang nirlaba dan organisasi pemerintah, harus mengadopsi perubahan manajemen lebih sering, kemudian perlu disusun secara berbeda daripada organisasi yang mengandalkan perubahan teknis dan produk untuk keunggulan kompetitif. Organisasi dapat dikonseptualisasikan sebagai memiliki dua inti: manajemen inti dan manajemen teknis. Masing-masing inti memiliki karyawan sendiri, tugas, dan domain lingkungan. Inovasi dapat berasal dari inti baik.

Penelitian tentang manajemen perubahan menjelaskan dua hal ;

1.      Pertama, perubahan manajemen terjadi lebih jarang daripada melakukan perubahan teknis.

2.      Kedua, perubahan manajemen terjadi sebagai respon terhadap sektor lingkungan yang berbeda dan mengikuti proses internal yang berbeda daripada teknologi berbasis perubahan. Pendekatan dual core untuk perubahan organisasi mengidentifikasi proses yang terkait dengan perubahan manajemen.

Desain Organisasi Uuntuk Implementasi Perubahan Manajemen

Organisasi yang lebih sering berhasil mengadopsi perubahan manajemen, memiliki rasio administrasi yang lebih besar, berukuran lebih besar, dan terpusat dibandingkan dengan organisasi yang mengadopsi perubahan teknis. Pendekatan inovasi yang terkait dengan manajemen, dibandingkan perubahan teknis, dapat dijelaskan dalam gambar sebagai berikut:

Ø      Perubahan teknis, seperti mengubah teknik produksi dan inovasi teknologi untuk produk – produk baru dapat digambarkan dalam bentuk struktur organik.

Ø      Organisasi yang lebih sering melakukan perubahan manajemen, dapat menggunakan proses top-down dan struktur mekanik.

Mengubah Hal-Hal Tertentu : Produk Dan Teknologi Baru

Inovasi barang dan jasa adalah cara dunia dimana suatu organisasi beradaptasi terhadap perubahan-perubahan dipasar, teknologi, dan persaingan. Pengenalan produk dan teknologi baru adalah area vital bagi inovasi. Perubahan produk adalah perubahan dalam produk barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi.

Perubahan Teknologi

Ø            The Ambidextrous Approach

Karyawan dapat mengabaikan desentralisasi inovasi dan struktur. Salah satu solusinya adalah menggunakan pendekatan ambidextrous untuk menggabungkan proses struktur dan manajemen yang sesuai dengan penerapan penciptaan dan inovasi.

Ø            Techniques For Encouraging Technology Change

Teknik yang dapat digunakan untuk mendorong perubahan teknologi yaitu:

û       Switching structures

Suatu organisasi menciptakan struktur organik ketika struktur seperti ini diperlukan untuk inisiasi ide baru.

û       Creative departments

Dalam banyak organisasi besar, inisiasi inovasi digunakan untuk memisahkan departemen kreatif.

û       Venture teams

Teknik ini digunakan untuk memberikan kendali bebas untuk kreativitas dalam organisasi.

û       Collaborative teams

Meskipun banyak orang memiliki ide-ide kreatif, pertanyaan paling inovatif diciptakan melalui kelompok-kelompok orang yang bekerja bersama-sama.

NEW PRODUCT AND SERVICES

New Product Success Rate

Penelitian dihadapkan dengan ketidakpastian sangat besar terkait dengan pengembangan penjualan dan produk baru. Oleh karena itu dibutuhkan rate/tingkat keberhasilan suatu produk baru:

ü            Reasons for New Product Success

Sebuah studi tentang inovasi produk baru dengan satu kesuksesan dan satu kegagalan dalam setiap pasangan, mempunyai kesimpulan sebagai berikut:

1.              Perusahaan yang sukses berinovasi, memiliki pemahaman yang jauh lebih baik.

2.              Perusahaan yang sukses berinovasi, lebih efektif menggunakan teknologi .

3.              Dukungan manajemen puncak di perusahaan-perusahaan yang sukses berinovasi adalah dari orang yang lebih senior dan memiliki otoritas.

ü            Horizontal Coordination Model

Desain organisasi untuk mencapai inovasi produk baru melibatkan tiga komponen departemen yaitu:

1.              Specialization

2.              Boundary Spanning

3.              Horizontal coordination

Mencapai Keunggulan Kompetitif : Perlunya Bergerak Cepat

Beberapa tahun terakhir, sembilan dari sepuluh eksekutif mengatakan kecepatan dan kelincahan telah menjadi keprihatinan yang semakin mendesak untuk perusahaan. Secara khusus, perkembangan pesat dari produk dan jasa baru menjadi senjata strategis utama dalam pasar yang pernah mengalami pergeseran global. Untuk tetap kompetitif, perusahaan sedang belajar untuk mengubah ide menjadi produk dan jasa baru dengan sangat cepat.

ü      Eksplorasi
Eksplorasi adalah tahap dimana ide-ide untuk melahirkan produk dan teknilogi baru dilahirkan. Seorang manajer mempersiapkan organisasinya untuk melakukan eksplorasi dengan menciptakan kondisi yang mendorong terciptanya kreatifitas dan memungkinkan ide-ide baru bermunculan. Kreativitas, yang merupakan penciptaan ide-ide cermelang yang sekitarnya memenuhi kebutuhan yang ada atau menjawab peluang-peluang yang bisa didapatkan oleh organisasi, adalah langkah penting pertama dalam berinovasi.

ü      Kerjasama

Dalam berinovasi yang sangat penting diperhatikan adalah  menyediakan mekanisme bagi koordinasi internal maupun eksternal. Ide-ide untuk menciptakan inovasi produk atau teknologi biasanya berasal dari tingkatan-tingkatan bawah di organisasi dan ide-ide tersebut harus mengalir secara horizontal melintasi departemen-departemen.

Koordinasi internal yaitu inovasi yang berbuntut pada kesuksesan mengharuskan adanya keahlian dan beberapa departemen sekaligus, dan inovasi yang berbuntut kegagalan sering kali adalah hasil dari gagalnya kerja sama.

Sedangkan koordinasi eksternal yaitu menggambarkan bahwa sebuah organisasi memandang keluar batas organisasinya untuk mencari dan mengembangkan ide-ide baru. Inovasi terbuka adalah memperluas pencarian dan pengomersialisasian ide-ide baru di luar batas-batas perusahaan dan bahkan di luar batas-batas industri.

ü      Corporate Entrepreneurship

Aspek ketiga dari inovasi produk dan teknologi adalah menciptakan mekanisme untuk memastikan bahwa ide-ide baru bisa diutarakan, diterima dan diterapkan. Seorang manajer dapat secara langsung memberikan pengaruh apakah kewirausahaan dapat berkembang diorganisasinya dengan menunjukkan dukungan aktivitas kewirausahaan, memberikan kadar otonomi kepada para pegawai, dan memberikan penghargaan atas pembelajaran dan pengambilan resiko.

Kewirausahaan perusahaan merupakan upaya untuk mengembangkan semangat kewirausahaan internal, filsafat, dan struktur yang akan menghasilkan jumlah yang lebih tinggi dari rata-rata inovasi. Kewirausahaan perusahaan dapat melibatkan penggunaan departemen kreatif dan tim usaha baru, tetapi juga mencoba untuk melepaskan energi kreatif dari seluruh karyawan dalam organisasi.

Manajer dapat menciptakan sistem dan struktur yang mendorong kewirausahaan. Sebagai contoh, di perusahaan minyak raksasa, eksekutif puncak membangun kontrak dengan seluruh kepala unit bisnis. Manajer unit dapat memenuhi kontrak dalam batasan jelas yang di identifikasi.

Hasil penting dari kewirausahaan perusahaan adalah untuk memfasilitasi Idea champions. Idea champions menyediakan waktu dan energi untuk membuat sesuatu terjadi. Mereka berjuang untuk mengatasi resistensi alami untuk berubah dan meyakinkan orang lain tentang kebaikan ide baru.

ü      Innovate or Perish

Banyak organisasi yang merespon kekuatan global dengan mengadopsi tim dan struktur horizontal yang meningkatkan komunikasi dan saluran kolaborasi, aliran lapisan pasokan dan distribusi, dan mengatasi hambatan waktu dan tempat melalui TI dan e-bisnis. Perusahaan menjadi terlibat dalam usaha joint venture maupun atau consortia untuk mengeksploitasi peluang dan memperluas operasi atau pasar internasional. Beberapa perusahaan mengadopsi inovasi struktural seperti pendekatan jaringan virtual untuk fokus pada kompetensi inti mereka. Di sisi lain, organisasi menghadapi kebutuhan strategi utama dan perubahan kultural yang cepat, serta inovasi berkesinambungan dalam teknologi, jasa, produk, dan proses.

Strategi Untuk Implementasi Perubahan

Harus dapat menciptakan keuntungan kompetisi di lingkungan internasional, dimana proses perubahan, inovasi digunakan secara bergantian menunggu saat yg tepat untuk direspon organisasi yg lain, dimana dbutuhkan unsur-unsur untuk sebuah suksesnya perubahan.

Manajer dan karyawan bisa memikirkan cara-cara kreatif untuk meningkatkan teknologi organisasi, ide-ide kreatif untuk produk dan jasa baru, pendekatan baru untuk strategi dan struktur, atau ide untuk mengembangkan nilai-nilai budaya adaptif. Pelaksanaan merupakan bagian paling penting dari proses perubahan, tetapi juga yang paling sulit. Perubahan sering mengganggu dan tidak nyaman bagi manajer serta karyawan. Perubahan kompleks, dinamis memerlukan kepemimpinan yang kuat dan gigih.

Leadership For Change

Pemimpin yang berpikir tentang inovasi, dan pentingnya perusahaan melalui tindakan dan menjadikan orang sebagai investasi, dan sumber daya sebagai isu inovasi. Perubahan yang sukses dapat terjadi hanya ketika karyawan bersedia mencurahkan energi dan waktu yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan baru.

Perubahan Budaya : Mengubah Orang-Orang dan Budaya

Mengubah budaya perusahaan secara fundamental berarti menggeser bagaimana pekerjaan dilakukan dalam sebuah organisasi dan dapat menyebabkan komitmen baru dan meningkatkan pemberdayaan karyawan, serta ikatan yang lebih kuat antara perusahaan dan pelanggannya.

Perubahan orang berkaitan dengan hanya beberapa pegawai saja, seperti mengirimkan sejumlah manajer menengah untuk mengikuti pelatihan demi meningkatkan kahlian kepemimpinan mereka. Perubahan budaya berkaitan dengan organisasi secara keseluruhan.

Forces for Culture Change

Melakukan proses teknis ulang dan pergeseran, membutuhkan fokus lebih besar pada pemberdayaan karyawan, kolaborasi, berbagi informasi, dan pemenuhan kebutuhan pelanggan, yang berarti para manajer dan karyawan membutuhkan pola pikir baru.

Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan adalah pendekatan yang paling sering digunakan dalam mengubah mindset orang-orang. Sebuah perusahaan mungkin menawarkan program pelatihan pada pegawai-pegawai dalam hal keja tim, keberagaman, kecerdasan emosi, siklus mutu, keahlian komunikasi, atau manajemen partisipatif.

Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi adalah proses perubahan sistematis dan terencana yang menggunakan pengetahuan dan teknik ilmu perilaku untuk memperbaiki kesehatan dan keefektifan suatu organisasi melalui kemampuannya untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan, memperbaiki hubungan internal, serta meningkatkan pembelajaran dan kemampuan dalam menyelesaikan masalah.

Organization Development Culture Change Interventions

Oganization Development (OD)”, yang berfokus pada aspek manusia dan sosial organisasi sebagai cara untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk beradaptasi dan memecahkan masalah. Aktivis OD atau konsultan OD menggunakan beragam teknik khusus untuk menbantu memenuhi tujuan-tujuan OD. Tiga teknik yang paling sering digunakan dan paling efektif adalah sebagai berikut :

1.      Aktivitas pembentukan tim

2.      Aktivitas survey umpan balik

3.      Intervensi kelompok besar

Halangan Untuk Berubah

Ada lima halangan dalam proses perubahan:

1. Fokus Berlebihan pada biaya.

Manajemen mungkin memiliki pola pikir biaya nyata dan mungkin gagal untuk menghargai pentingnya perubahan yang tidak difokuskan pada biaya.

2. Kegagalan melihat manfaat

Setiap perubahan yang signifikan akan menghasilkan reaksi negatif dan positif. Pendidikan mungkin diperlukan untuk membantu manajer dan melihat lebih positif aspek negatif perubahan.

3. Kurangnya koordinasi dan kerjasama

Organisasi fragmentasi dan sering menghasilkan konflik koordinasi untuk implementasi perubahan. Selain itu, dalam kasus teknologi baru, sistem lama dan baru harus sesuai.

4. Penghindaran Ketidakpastian

Di tingkat individu, banyak karyawan takut ketidakpastian terkait dengan perubahan. Komunikasi yang konstan diperlukan agar karyawan tahu apa yang terjadi dan mengerti bagaimana hal itu mempengaruhi pekerjaan.

5. Ketakutan menghadapi kerugian

Manajer dan karyawan mungkin takut kehilangan kekuasaan dan status pekerjaan mereka.

Di zaman modern yang sekarang ini persaingan usaha semakin sengit. Mereka semua berlomba-lomba untuk medapatkan pangsa pasar dan keuntungan sebanyak-banyaknya. Tiap perusahaan memiliki organisasi yang memiliki kultur cara dan strateginya sendiri.

Perusahaan yang memiliki inovasi terbaik dan menjalankan strategi yang tepatlah yang akan memenangkan persaingan. Sedangkan perusahaan yang kurang berinovasi, bisa saja kalah dalam persaingan dan kemungkinan paling buruk harus menyingkir dari pasar. Banyak perusahaan yang mengalami kekalahan ingin segera bangkit dan bersaing kembali dalam kompetisi, tentunya dengan sisa tenaga dan sumber daya yang terbatas. Perlunya sebuah inovasi yang revolusioner yang dapat mengangkat kembali organisasi ke masa jayanya.

Namun inovasi terkadang tidak selalu mudah, dimana perusahaan yang sedang mengalami fase decline terpecah konsentrasinya; satu untuk tetap mempertahankan perusahaaan tetap berdiri, dan satu lagi untuk berpikir bagaimana perusahaan bisa melakukan suatu perubahan yang membangun dan mengarah ke arah yang lebih baik sehingga bisa memberikan kontribusi penting untuk kebangkitan perusahaan.

Perubahan tersebut, tidaklah mudah. Bisa saja terjadi berbagai penolakan yang berujung pada tindak kekerasan dan bentrok antara pihak tertentu. Proses perubahan tidak selamanya mudah, dan realisasinya terkadang butuh dana yang tidak sedikit untuk mewujudkannya. Tak jarang dana perusahaan tidak cukup untuk melakukan perubahan yang direncanakan itu dan pilihan termudah adalah dengan menutup perusahaan. Tentunya pilihan ini harus dipertimbangkan secara mendalam dan sangat matang, untuk memberikan solusi yang baik bagi semua. Terkadang memang sangatlah sulit, dan siapapun tidak ingin perusahaan tempat dia bekerja runtuh dan menghilang.

Perlunya sebuah strategi perubahan yang inovatif namun tepat guna sangat diharapkan dari perusahaan. Sehingga perubahan tersebut dilakukan secara tepat dan mengembalikan performa kepercayaan diri perusahaan dengan cara yang lebih baik lagi.

BNTUK MENERAPKAN MANAJEMEN PERUBAHA