Case Study Performance Management 8.3 : Implementation of 360-degree Feedback System at Ridge Intellectual

Sebuah perusahaan desain grafis, Ridge Intellectual mengimplementasikan umpan balik 360 derajat dalam organisasinya dua tahun lalu dan mengalami resistensi sehingga akhirnya dihentikan. Ron Bartlett selaku presiden Ridge Intellectual, telah melihat demonstrasi oleh sistem umpan balik 360 derajat pada konferensi perdagangan dan memutuskan untuk menggunakan sistem tersebut pada Ridge Intellectual. Selanjutnya, Bartlett bekerja dengan konsultan untuk menerapkannya. Dia mengirimkan email secara spesifik ke seluruh perusahaan yang menyatakan alasan untuk mengubah ke sistem baru, cara penilaian menggunakan sistem baru yang akan dikaitkan dengan bonus, dan pentingnya menyelesaikan kursus pelatihan on-line pada sistem. Para konsultan menyediakan pelatihan on-line penilai bagi mereka yang tertarik serta link ke dokumen yang menjelaskan tentang cara untuk mengamati, menilai, dan mencatat perilaku kinerja. Setelah survei yang dibuat sudah tersedia, individu didorong untuk menghubungi HR jika mereka memiliki masalah.

Berdasarkan informasi di sini apa yang bisa dilakukan oleh Ridge untuk menerapkan sistem umpan balik 360-derajat supaya lebih berhasil?

Diskusi :

Dua tahun yang lalu Ridge Intellectual telah menerapkan sistem umpan balik 360 derajat namun mengalami kegagalan dikarenakan terjadi resistensi oleh pegawainya. Sehingga dalam penerapan kali ini dapat lebih difokuskan kepada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem umpan balik 360 derajat.

Berikut di bawah ini adalah karakteristik yang baik dari umpan balik sistem 360 derajat :

1.      Anonymity. Dalam sistem yang baik, adanya umpan balik bersifat anonim dan rahasia. Karena penilai lebih mungkin untuk memberikan informasi yang jujur perihal kinerja, terutama ketika bawahan yang menyediakan informasi tentang atasan.

2.      Observation of employee performance. Observasi dilakukan oleh mereka yang memiliki pengetahuan baik  tentang orang yang dinilai untuk membahas umpan balik yang diterima dengan perekrutan dan pengembangan karyawan.

3.      Feedback interpretation. Sistem yang baik memungkinkan orang yang dinilai untuk membahas umpan balik yang diterima dengan melalui perekrutan dan pengembangan karyawan. Dalam kebanyakan kasus, umpan balik dibahas dengan pimpinan secara langsung. Dalam kasus lain, diskusi dapat melibatkan department HR.

4.      Follow up. Informasi yang dikumpulkan memiliki nilai yang kecil jika dibandingkan dengan tidak ada tindak lanjut. Setelah umpan balik diterima, selanjutnya adalah melanjutkan rencana untuk pengembangan karyawan tersebut.

5.      Used for developmental purposes only. Ketika sistem umpan balik 360 derajat yang digunakan untuk tujuan administrative seperti promosi dan kompensasi, penilai cenderung mendistorsi informasi yang diberikan. Informasi ini tidak boleh dihgunakan untuk membuat rewards atau keputusan administrative lainnya.

6.      Avoidance of survey fatigue. Kelelahan ini dapat dihindarkan jika individu tidak diminta untuk karyawan.

7.      Emphasis on behaviors. meskipun dapat mencakup sistem umpan balik pada kedua perilaku (kompetensi) dan hasil, lebih baik untuk menekankan perilaku. Berfokus pada perilaku dapat mengarah pada identifikasi tindakan nyata bahwa orang yang dinilai dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja.

8.      Raters go beyond ratings. Selain memberikan nilai pada berbagai dimensi, penilai harus memberikan umpan balik deskriptif secara tertulis dan terperinci dengan jelas. Termasuk memberikan penjelasan tentang bagaimana cara meningkatkan kinerja. Karena hal ini akan sangat membantu dalam pemberian informasi yang mencakup contoh-contoh yang dapat mendukung serta meningkatkan kinerja karyawan yang dinilai.

9.      Raters are trained. Seperti dalam kasus memberikan evaluasi untuk tujuan administrative, penilai harus dilatih. Terutama dalam hal ketrampilan untuk membedakan baik-tidaknya kinerja karyawan serta bagaimana memberikan umpan balik  kepada mereka.

Berdasarkan karakteristik di atas, yang mungkin bisa lebih ditekankan supaya sistem 360 derajat tersebut bisa berjalan dengan baik atau maksimal di perusahaan Ridge Intellectual adalah interprestasi umpan balik dan tindak lanjut (follow up) dimana kemudian seluruh anggota organisasi yang terdiri dari pimpinan, karyawan dan departemen SDM diajak bicara atau dilibatkan dalam menyukseskan sistem tersebut.

Program dialog dengan karyawan bisa dilakukan, sehingga pemimpin dapat mendeteksi lebih awal reaksi atau munculnya gejala resistensi karyawan. Dengan menyamakan persepsi antar seluruh anggota organisasi atau perusahaan masalah yang muncul bisa segera ditangani dan diselesaikan secara baik, Sehingga sistem yang di usung oleh pimpinan bisa berjalan dengan baik dan maksimal.

Selain itu, bisa dilakukan program pelatihan penilaian 360’ untuk karyawan atau para manajer. Dengan pelatihan tersebut, karyawan diharapkan mendapat pembekalan mengenai pentingnya program penilaian 360’ dan dengan peningkatan pemahaman tersebut, karyawan lebih berpartisipasi dalam prosesnya. Manajer juga perlu mendapat pelatihan ini karena selain manajer adalah salah satu elemen penilai dalam program ini, manajer sebagai atasan langsung karyawan bisa membantu perusahaan untuk mengkomunikasikan lebih lanjut mengenai segala hal yang berkaitan dengan program 360’ ini. Dengan bantuan dari manajer, selain karyawan menjadi lebih jelas dalam memahami program ini, mereka juga bisa langsung berinteraksi dengan manajer bila memiliki suatu pertanyaan dan komunikasi berjalan makin lancar. Karena semua pihak telah paham mengenai program ini, sehingga diharapkan adanya totalitas dalam partisipasi seluruh elemen dalam penilaian ini.

Namun bila upaya diatas masih belum mendapat respon yang memuaskan dari karyawan, perusahaan hendaknya mengalokasikan dana untuk memberikan door prize bagi siapa yang memberikan partisipasinya dalam proses penilaian sehingga dapat menarik perhatian karyawan untuk ikut serta menyukseskan program penilaian.