Case Study 7-3 : Evaluation of Performance Management System at Accounting, Inc.

Accounting Inc. merupakan sebuah perusahaan konsultasi dan akuntansi yang berpusat di Amsterdam, Belanda. Baru-baru ini, perusahaan mengimplementasikan sistem manajemen kinerja. Setelah sistem kinerja diimplementasikan, perusahaan kemudian mengimplementasikan beberapa pengukuran untuk mengevaluasi sistem. Pertama, perusahaan menyebar survei untuk menilai kepuasan pegawai terhadap sistem baru. Kemudian, departemen SDM menguji distribusi nilai untuk menentukan apakah skor dipengaruhi oleh ketoleranan, kecenderungan memusat, atau peliknya bias. Akhirnya, departemen SDM menelusuri alokasi reward dalam departemen yang bermacam-macam untuk meyakinkan apakah ada departemen yang paling menonjol.

Pertanyaan :

1.      Jenis data lain apakah yang dapat dikumpulkan untuk menilai efektivitas sistem?

2.      Jenis informasi apakah yang disediakan masing-masing pengukuran?

3.      Apakah dasar pemikiran implementasi masing-masing jenis pengukuran?  

Jawaban :

1.      Untuk mengevaluasi sistem manajemen yang baru saja diimplementasikan, tiga indikator pengukuran yang sudah dilakukan sudah benar, tetapi masih ada beberapa pengukuran yang juga dapat dilakukan, agar sistem manajemen yang diimplementasikan dapat lebih efektif di seluruh organisasi. Beberapa tambahan pengukuran tersebut antara lain adalah : jumlah individu yang dievaluasi, kualitas informasi yang terdapat dalam lembar penilaian kinerja, kualitas tindakan follow-up dari manajemen untuk peningkatan proses, menghitung rasio keseluruhan biaya/cost dan juga benefit yang diperoleh dari implementasi sistem manajemen baru, dan yang terakhir adalah pengukuran kinerja di tingkat unit dan tingkat organisasi. Tingkat unit misalnya kepuasan konsumen, sedangkan tingkat organisasi yaitu kinerja/ pendapatan finansial organisasi.

2.      Setiap pengukuran pasti mempunyai informasi penting untuk dapat dievaluasi. Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut.

a.       Kepuasan pegawai terhadap sistem : survei kepuasan pegawai dapat memuat pertanyaan tentang kepuasan terkait dengan ekuitas, kegunaan dan akurasi sistem yang diterapkan.

b.      Distribusi penilaian kinerja : pengukuran ini memuat informasi tentang skor penilaian apakah terlalu tinggi, terlalu rendah atau malah memusat di tengah. Hal ini mengindikasikan adanya kesalahan dikarenakan faktor antara lain kelonggaran,  kekerasan dan kecenderungan memusat.

c.       Jumlah individu yang dievaluasi : partisipan sistem meliputi seluruh pegawai di dalam organisasi, sehingga jika ada yang tidak berpartisipasi, harus dicari tahu siapa dan mengapa.

d.      Kualitas informasi : kualitas informasi disediakan pada bagian awal dan akhir lembar penilaian. Misalnya, berapa lama penilai menulis? Apakah relevansinya terhadap contoh yang disediakan?

e.       Kualitas tindakan follow-up : tindak lanjut diperlukan untuk aktivitas pengembangan dan peningkatan proses.

f.       Kualitas pertemuan diskusi kinerja : informasi dapat diperoleh dengan survei pegawai tentang bagaimana  supervisor mengadakan pertemuan untuk mendiskusikan hasil kinerja pegawai.

g.      Rasio keseluruhan biaya/benefit atau return on investment (ROI) : keseluruhan dampak sistem dapat diketahui dengan meminta partisipan menilai keseluruhan rasio cost/benefit sistem manajemen kinerja.

h.      Kinerja level unit dan level organisasi : indikator kinerja di level unit, misalnya kepuasan konsumen, sedangkan untuk level organisasi, misalnya kinerja finansial.

3.      Dasar pemikiran setiap pengukuran yang dilakukan adalah untuk menilai apakah sistem manajemen yang diterapkan sudah sesuai dengan tujuan strategis dan nilai perusahaan, serta dapat diimplementasikan di seluruh unit di berbagai tingkat untuk menilai efektivitas dan keefisienan sistem. Sehingga pada masing-masing pengukuran dilatarbelakangi oleh pemikiran sebagai berikut.

a.       Kepuasan pegawai terhadap sistem : sistem harus dapat diterima oleh semua anggota organisasi yang merupakan partisipan atau bagian dari sistem manajemen itu sendiri. Ketidakpuasan anggota terhadap sistem menunjukkan adanya kekurangan dan ketidakcocokan sistem yang diterapkan.

b.      Distribusi penilaian kinerja : skor penilaian kerja harus mempunyai distribusi yang sesuai dengan keadaan di lapangan dan bersifat adil. Terjadinya bias atau skor penilaian yang tidak adil akan menyebabkan sistem manajemen kurang berkualitas dan pegawai juga tidak akan puas.

c.       Jumlah individu yang dievaluasi : partisipan sistem manajemen ini meliputi seluruh anggota organisasi tanpa perkecualian, karena anggota organisasi merupakan bagian dari sistem manajemen ini, sehingga tidak dapat dipisahkan dari sistem.

d.      Kualitas informasi : kualitas informasi harus bersifat terbuka dan mudah dipahami oleh anggota organisasi, sehingga tidak terjadi kerancuan atau salah pengertian di antara anggota organisasi dalam melakukan penilaian.

e.       Kualitas tindakan follow-up : tindak lanjut diperlukan untuk aktivitas pengembangan dan peningkatan proses. Karena sistem manajemen harus selalu dipantau dan dievaluasi untuk perbaikan selanjutnya.

f.       Kualitas pertemuan diskusi kinerja : diskusi antara penilai dan yang dinilai tentang penilaian kinerja sangat penting dilakukan dengan sungguh-sungguh dan berkualitas, karena hal ini menyangkut pengembangan individu ke depannya. Selain itu sistem manajemen kinerja akan dapat diterapkan dengan baik dan benar jika pertemuan diskusi tentang kinerja dilakukan secara berkualitas.

g.      Rasio keseluruhan biaya/benefit atau return on investment (ROI) : hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah sistem baru yang diterapkan bermanfaat dan sesuai dengan pengorbanan waktu, tenaga, maupun sumber daya lain yang dikeuarkan untuk mengadakan sistem manajemen baru ini. Sehingga perhitungan rasio sangat disarankan sebagai pengukuran dalam evaluasi sistem kinerja.

Kinerja level unit dan level organisasi : jika sistem kinerja yang diterapkan berjalan dengan baik, maka kinerja baik di level unit maupun level organisasi akan tampak adanya peningkatan. Jika masih sama saja atau malah lebih menurun, maka perlu direview kembali sistem manajemen yang diterapkan tersebut.