CASE STUDY Performance Management 9 – 3 : PREVENTING DEFENSIVENESS

Soal:

Spencer, manajer Jeff, perlu berbicara dengan Jeff tentang kinerja yang buruk dibandingkan kuartal sebelumnya. Jeff memasuki ruangan dan duduk di seberang meja dari Spencer.

Jeff                  :Spencer, Anda ingin berbicara dengan saya?

Spencer           :Ya, Jeff, terima kasih untuk datang. Saya ingin berbicara tentang kinerja Anda kuartal terakhir. (Telepon Spencer bordering dan dia menjawabnya. Lima menit kemudian Jeff masih menunggu Spencer. Jeff akhirnya menjadi frustrasi dan Spencer melihat Jeff melihat jam tangannya beberapa kali). maaf untuk gangguanya Jeff, aku tahu itu frustasi untuk terus menunggu.

Jeff                  :Saya sangat sibuk.bisakah kita ketopik permasalahan.

Spencer           :Ya, tentu saja. Seperti yang kamu tahu bahwa kamu memiliki beberapa masalah dalam memenuhi semua tujuan kamu pada kuartal terakhir.

Jeff                  :Tunggu sebentar, saya mengerjakan tujuan yang paling penting.

Spencer           :Iya betul, tetapi kamu melupakan empat yang lain.

Jeff                  :Hanya sedikit dan itu bukan salah saya.

Spencer           :Jeff, kamu harus menerima tanggung jawab untuk kinerjamu sendiri dan tidak menyalahkan yang lain. Kamu harus memenuhi tujuan pada kuartal berikutnya atau saya akan mengambil tindakan yang lebih serius.

Jeff                  :Satu kuartal lagi buruk dan anda mengancam untuk memecat saya? Saya tidak percaya ini!

Spencer           :Selesaikan semua tujuanmu dan saya tidak akan melakukan tindakan tersebut.

Mengingat sketsa ini, apa yang bisa Spencer lakukan untuk memerangi defensif Jeff lebih efektif?

  

Jawaban:

Supaya apa yang dilakukan Spencer efektif dalam menegur Jeff, dan Jeff tidak melakukan difensif terhadap pernyataan Spencer, di tinjau dari sketsa yang ada adalah Spencer harus merubah perilaku dan perkataannya dalam menyampaikan laporan kinerja Jeff. Di dalam sketsa terlihat sekali Spencer bersikap semaunya sendiri menyuruh Jeff untuk menunggu ketika dia sedang menerima telepon, dan penyampaian dalam perkataannya mungkin sangat menyakitkan bagi Jeff.

Hal yang perlu dilakukan oleh Spencer supaya Jeff bisa lapang dada menerima laporan kinerjanya dari sketsa yang ada adalah mungkin tidak membiarkan Jeff menunggu lama, dan penyampaian kinerja Jeff oleh Spencer diperhalus, contoh sketsanya mungkin sebagai berikut:

Jeff                  : Spencer, Anda ingin berbicara dengan saya?

Spencer           :Ya, Jeff, terima kasih untuk datang. Saya ingin berbicara tentang kinerja Anda kuartal terakhir. (Telepon Spencer bordering dan dia mematikan atau menjawabnya bila telepon tersebut penting dan memberitahukan akan menelpon balik ). maaf untuk gangguanya Jeff.

Jeff                  :Tidak apa - apa.

Spencer           : Begini Jeff, saya melihat kamu mempunyai prioritas yang bagus dalam mengerjakan tugas utama (tugas paling penting), namun saya melihat kinerjamu menurun dibandingkan kuartal kemarin beberapa pekerjaan yang lain belum terselesaikan, apakah ada masalah dengan dirimu Jeff?

Jeff                  :Akhir – akhir ini saya lagi banyak pikiran sehingga konsentrasi saya menurun.

Spencer           :Owh begitu, saya harap kamu bisa menyelesaikan masalah yang mengganggu pikiranmu Jeff, sehingga kinerjamu bisa kembali seperti kuartal sebelumnya.

Jeff                  : Ya saya mengerti seharusnya saya professional dalam hal ini, saya janji akan memaksimalkan kinerja saya lagi Spencer.

Spencer           :Oke Jeff, itu saja yang ingin saya sampaikan, saya menunggu laporan yang terbaik darimu di akhir kuartal depan, dan saya yakin kamu bisa.

Jeff                  : Ya, saya janji Spencer, baiklah saya pamit kembali mengerjakan pekerjaan saya lagi Spencer.

Spencer           : Iya Jeff, silakan.

Dari contoh sketsa diatas Jeff bisa menerima laporan kinejanya secara lapang dada karena dia merasa dihargai, dengan begitu Jeff bisa mengungkapkan apa kendala dia sehingga kinerjanya menurun, dan mau menerima masukan dari Spencer karena penyampaian Spencer yang halus tapi mengena.

Menciptakan iklim komunikasi yang baik dalam menyampaikan kabar buruk akan dapat meminimalkan terjadinya respon defensif karyawan. Sehingga adanya gangguan seperti interupsi telepon atau yang lainnya dapat diminimalkan. Misalkan memilih tempat pertemuan yang lebih privat dan nyaman. Selain itu perlu pengendalian diri dan emosi bagi Spencer sebagai pelaku manajer untuk dapat memahami dan berempati terhadap perasaan Jeff, agar komunikasi bisa berjalan dengan baik dan berakhir secara baik.