Case Study 6-4 : Minimizing Biases in Performance Evaluation at Expert Engineering, Inc.

Seorang insinyur veteran yang bernama Demetri telah bekerja untuk Expert Engineering, Inc. selama hampir 15 tahun. Sejarah evaluasi kinerja di perusahaan itu merupakan suatu proses yang unik dan lama. Dia baru saja dipromosikan pada posisi kepala di perusahaannya. Semua kepala terlibat dalam proses evaluasi kinerja insinyur karena pemilik perusahaan percaya pada evaluasi dan feedback yang berasal dari banyak sumber untuk mencegah sikap pilih kasih dan mendorong budaya berbasis merit-pay. Pada saat yang sama, perusahaan mempunyai sejarah yang panjang dalam menggunakan form penilaian kualitas kinerja dan pertemuan tinjauan untuk memastikan penilaian kinerja yang lebih akurat.

Beberapa bulan yang lalu, perusahaan memulai inisiatif perekrutan besar-besaran sebanyak selusin insinyur baru, sembilan di antaranya ternyata lulusan dari Universitas Purdue, yang merupakan Universitas dimana Demetri dulu berkuliah. Benar saja, Demetri yang aktif dalam memajukan inisiatif perekrutan. Ada ketegangan dan ketidakpuasan di antara kepala bagian yang lain, yang khawatir adanya sikap pilih kasih, peringkat kinerja yang bias dan keputusan promosi yang tidak adil semakin meningkat.

1.      Berikan diskusi secara detail tentang faktor-faktor distorsi peringkat yang disengaja maupun tidak yang mungkin muncul dalam situasi ini.

Faktor-faktor distorsi yang disengaja, yaitu menaikkan atau menurunkan skor/ nilai kinerja. Hal ini dapat dilakukan oleh penilai karena ada motif tertentu, misalnya ingin menjaga hubungan yang baik dengan kolega, seorang supervisor ingin menghindari adanya konfrontasi dengan bawahannya, atau mungkin ada keterlibatan perasaan subyektif suka dan tidak suka dari penilai. Hal ini sudah merupakan bentuk ketidakadilan yang akan berdampak negatif dan berpotensi menjadi masalah besar bila dilakukan terus-menerus. Manajer hendaknya mampu memberikan nilai dengan obyektif, karena manajer adalah orang-orang yang dianggap mampu untuk melakukan sistem tersebut. Selain karena jabatan tersebut adalah kepercayaan yang tidak seharusnya sia-sia, karyawan tidak terenggut kesetaraannya karena penilaian yang subyektif.

Sedangkan faktor distorsi yang tidak sengaja dikarenakan informasi penilaian kinerja diperoleh dengan hasil pengamatan yang disimpan dalam ingatan tanpa dicatat kemudian mengingat kembali saat mengisi lembar penilaian kinerja, hal ini merupakan tugas yang cukup kompleks, sehingga faktor lupa bisa saja terjadi. Sebuah pencatatan yang tidak sistematis sangat diragukan aktualisasi dan kepercayaannya. Hal ini berpotensi menimbulkan subyektivitas penilaian karena tata cara penilaian hanya dilakukan berdasarkan daya ingat. Memang manusia memiliki tingkat daya ingat selektif, yang akan mengingat kejadian-kejadian tertentu yang memiliki kesan dan ‘tidak biasa’. Namun ingatan manusia kadang hanya bisa memunculkan hal-hal yang baik-baik saja, atau bahkan hal-hal yang buruk saja. Sehingga kemungkinan melakukan hal-hal yang subyektif dalam penilaian makin besar. Bila hal ini tidak diperbaiki, maka ketidakadilan akan berlanjut. Perlunya kesadaran manajer untuk melakukan pencatatan yang disiplin untuk memastikan bahwa subyektivitas bisa ditekan.

2.      Evaluasi jenis program training yang dapat meminimalkan faktor-faktor yang Anda utarakan. Apa yang Anda rekomendasikan dan mengapa?

Faktor-faktor distorsi penilaian kinerja baik yang disengaja maupun tidak dapat diminimalkan dengan beberapa program training, di antaranya program training yang terkait dengan informasi, motivasi dan keahlian/skill. Misalnya terkait dengan informasi, program training menujukan gambaran ikhtisar pada keseluruhan sistem manajemen kinerja. Terkait dengan motivasi, program training yang diberikan pada penilai yaitu diberikan pengertian bahwa informasi yang diberikan oleh penilai secara akurat akan memberikan mereka keuntungan secara langsung dan nyata. Tidak ada sistem manajemen kinerja yang sangat mudah, dan rating kinerja pada dasarnya subyektif, walau bagaimanapun, implementasi seperti program training, bersama dengan akuntabilitas dan reward yang dikaitkan dengan rating akurat, akan memberikan penilai motivasi dan keahlian/skill yang dibutuhkan untuk meminimalkan kesalahan penilaian/rating.