Resume Chapter 4 : Defining Performance and Choosing a Measurement Apporoach

Defining Performance

Sistem performance managements biasanya terdiri dari dua pengukuran, yaitu :

1. Behavior, yang berisi tentang apa yang karyawan lakukan,
2. Result, yang berisi tentang hasil dari perilaku karyawan.

Definisi ini tidak hanya mengenai perilaku karyawan, tetapi hanya perilaku mereka masing-masing. Performa adalah perilaku atau sesuatu yang dilakukan karyawan, bukan apa yang mereka hasilkan atau hasil pekerjaan mereka. Ada dua karakteristik tambahan mengenai perilaku yang dinamakan “performance”, yaitu :

1. Evaluative

Perilaku bisa saja dinilai negatif, netral, ataupun positif untuk individu dan efektivitas organisasi. Nilai perilaku ini dapat bervariasi tergantung kontribusi karyawan terhadap prestasi individual, unit, dan tujuan organisasi.

2. Multidimensional

Berarti berbagai jenis perilaku memiliki kapasitas untuk mendukung (atau menghalangi) tujuan organisasi.

Kontribusi pada efektivitas pada yang lain dalam pekerjaan dalam unit kerja dapat dinilai menggunakan tolak ukur dengan menunjukkan berbagai tingkat kompetensi. Karena tidak semua perilaku dapat diamati dan diukur, sistem performance management biasanya mengandung hasil atau akibat yang diduga berpengaruh langsung pada perilaku karyawan.

Determinants of Performance

Kombinasi tiga faktor memungkinkan beberapa orang untuk berkinerja lebih baik dibanding lainnya :

1. Declarative Knowledge

Merupakan informasi mengenai fakta, termasuk informasi mengenai tugas yang diberikan, label, prinsip dan tujuan

2. Procedural Knowledge

Kombinasi dalam mengetahui apa yang haris dilakukan dan bagaimana melakukannya, termasuk kognisi, fisik, perseptual, motor dan kemampuan interpersonal.

3. Motivation

Mengandung tiga tipe pilihan perilaku :

1)      Pilihan untuk berupaya

2)      Pilihan tingkatan upaya

3)      Pilihan untuk bertahan dalam tingkat upaya

Seluruh determinan performa ini harus ditunjukkan untuk kinerja demi pencapaian level yang tinggi. Tiga determinan memiliki kelipatan hubungan, seperti :

Performance = Declarative Knowledge x Procedural Knowledge x Motivation

Dimana bila salah satu perkalian diatas bernilai nol, maka seluruh hasilnya akan menjadi nol.

Praktik yang disengaja terdiri dari lima langkah :

1)      Pendekatan kinerja dengan pencapaian tujuan yang lebih tinggi dan lebih tinggi lagi.

2)      Seperti kinerja yang dilakukan sebelumnya, fokus pada apa yang terjadi dan mengapa melakukan sesuatu dengan cara tertentu

3)      Ketika tugas terselesaikan, kemudian mencari timbal balik kinerja dari pakar, dan sumber lain yang terpercaya.

4)      Membangun model mental pada pekerjaan, situasi dan organisasi

5)      Mengulangi langkah 1-4 secara berkelanjutan dan terus-menerus

Implikasi Mengatasi Masalah Kinerja

Apabila seorang karyawan mengalami penurunan motivasi, namun manajer percaya sumber masalah adalah declarative knowledge, manajer mungkin mengirim employee pada program pelatihan yang disponsori perusahaan, sehingga karyawan tersebut bisa mendapatkan pengetahuan yang belum dia dapatkan sebelumnya untuk melengkapi kemampuannya selanjutnya.

Faktor yang Mempengaruhi Determinan Kinerja

Faktor yang mempengaruhi kinerja yaitu :

1)      Karyawan

2)      Praktik SDM

3)      Lingkungan Pekerjaan

Dalam istilah motivasi, intervensi downsizing menyebabkan survivor syndrome yang terdiri dari karyawan yang merasakan frustasi yang tetap dipertahankan, kebencian, dan bahkan kemarahan. Hal ini termasuk bagian yang berefek negatif pada motivasi.

Ada tiga karakteristik individual yang menentukan performa :

1)      Pengetahuan prosedural

2)      Declarative knowledge

3)      Motivasi

Praktik SDM dan lingkungan pekerjaan dapat berpengaruh pada kinerja, namun bila ada performance problem, pertama-tama manajer akan mengidentifikasi faktor manakah yang menghambat kinerja kemudian membantu karyawan meningkatkan performanya.

Performance Dimensions

Performance mempunyai banyak dimensi atau disebut dengan multidimensional, tetapi ada dua jenis dimensi performance yang menonjol, yaitu :

1. Task performance

            Didefinisikan sebagai aktivitas proses produksi, yaitu mengubah bahan mentah menjadi barang atau jasa dan aktivitas yang menyertai proses produksi, antara lain pengadaan bahan mentah, distribusi produk atau jasa, fungsi perencanaan, koordinasi, supervising atau fungsi staf yang memungkinkan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.  

2. Contextual performance

            Didefinisikan sebagai perilaku yang berperan untuk menciptakan suasana lingkungan yang baik di dalam organisasi. Contextual performance meliputi :

1. Bertahan dengan antusias dan mengerahkan upaya ekstra sebagai kebutuhan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dimiliki seseorang dengan baik (tepat waktu, jarang absen, mencurahkan lebih banyak upaya pada pekerjaan).
2. Secara suka rela melakukan tugas yang secara formal bukan bagian dari pekerjaan (menyarankan peningkatan organisasi, memberikan saran yang membangun)
3. Mau membantu dan bekerja sama dengan yang lain (membantu rekan kerja dan pelanggan)
4. Mematuhi aturan dan prosedur organisasi (mematuhi perintah dan aturan, menunjukkan respect pada otoritas, mematuhi nilai dan kebijakan organisasi).
5. Menyetujui, mendukung dan membela tujuan organisasi (kesetiaan organisasi, merepresentasikan organisasi dengan baik pada orang luar).

Selain beberapa perilaku di atas, ada tambahan perilaku yang berbeda dari pemikiran tradisional, yaitu voice behavior, jenis perilaku yang menekankan ekspresi pada tantangan konstruktif dengan tujuan untuk meningkatkan bukan hanya mengkritik. Perilaku ini menantang status quo secara positif, dengan membuat saran inovatif untuk perubahan dan merekomendasikan modifikasi standar prosedur yang mungkin bahkan ditentang oleh supervisor. Hal ini mungkin dapat dialami oleh karyawan baru yang merupakan pindahan dari organisasi sejenis yang sudah menerapkan sistem kerja yang lebih baik.

Contextual performance dan task performance sengaja dipisahkan karena kedua dimensi tersebut tidak selalu terjadi bersama-sama. Seorang karyawan bisa dengan baik melaksanakan tugas-tugasnya, tetapi kurang baik dalam melaksanakan performa kontekstualnya. Kedua dimensi ini mempunyai peranan penting dalam sistem manajemen kinerja. Misalkan, dalam sebuah organisasi semua karyawan mempunyai kinerja yang baik untuk melaksanakan tugas, tetapi tidak dapat menciptakan lingkungan kerja yang baik. Bagaimana jika ada seorang karyawan yang ingin pergi ke toilet dan meminta tolong pada rekan kerjanya untuk menjawab telepon jika berdering, karena ada klien penting yang akan menelepon sewaktu-waktu, kemudian rekan tersebut menolak dengan alasan itu bukan bagian pekerjaannya. Jika hal ini terjadi, maka sebuah organisasi tidak akan dapat berfungsi dengan baik. Maka kedua dimensi kinerja ini sangat dibutuhkan dalam sistem manajemen kinerja di organisasi

Beberapa perbedaan task performance dan contextual performance antara lain sebagai berikut.

1. Task performance berbeda pada setiap pekerjaan, sementara contextual performance sama pada semua tingkat fungsional dan hirarki.
2. Task performance biasanya tercantum dalam deskripsi pekerjaan (job descriptions), sedangkan contextual performance merupakan perilaku yang diharapkan tanpa perlu menuliskannya secara eksplisit.
3. Task performance dipengaruhi oleh skill dan ability, sedangkan contextual performance dipengaruhi oleh personality.

Beberapa faktor pendorong task performance dan contextual performance dilibatkan dalam sistem manajemen kinerja, antara lain sebagai berikut.

1. Kompetisi global mengangkat level of effort yang dibutuhkan dari pegawai.
2. Terkait dengan isu kompetisi global, dibutuhkan penawaran pelayanan pelanggan yang terkemuka
3. Banyak organisasi yang membentuk kelompok karyawan untuk melaksanakan suatu proyek yang bersifat sementara.
4. Karyawan merasa lebih puas dengan penerapan sistem yang dianggap adil jika contextual performance diikutkan sebagai tambahan pengukuran kinerja karyawan.
5. Supervisor sulit mengabaikan contextual performance saat melakukan evaluasi kinerja, karena dimensi itu mempunyai dampak pada penilaian seluruh kinerja. Sehingga mungkin dapat disertakan beberapa item pengukuran contextual performance secara eksplisit.

Approach to Measuring Performance

Ada tiga pendekatan yang digunakan untuk performance : pendekatan perilaku, hasil dan sifat/ciri.

1. Pendekatan Perilaku

Merupakan pendekatan yang berorientasi proses dan menekankan pada bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya. Pendekatan perilaku paling tepat diterapkan pada kondisi sebagai berikut.

1. Hubungan antara perilaku dan hasil tidak jelas.  Misalnya seorang pilot tidak memeriksa semua item di daftar pemeriksaan sebelum terbang, tetapi penerbangan dilaksanakan dengan aman dan tepat waktu. Sehingga ketika hubungan antara perilaku dan hasil tidak selalu jelas, lebih baik berfokus pada perilaku.
2. Hasil yang terjadi masih jauh di masa depan. Ketika hasil yang diharapkan tidak dapat dilihat dalam beberapa bulan atau bahkan tahunan, pengukuran perilaku sangat bermanfaat. Misalnya peluncuran pesawat NASA dengan tujuan planet Mars yang akan diketahui hasilnya setelah satu tahun peluncuran. Sehingga dalam hal ini penilaian kinerja pada engineer yang terlibat misi akan lebih tepat jika dilakukan pengukuran perilaku mereka selama jangka waktu peluncuran sampai berhasilnya pesawat mendarat di planet Mars.
3. Faktor yang menyebabkan hasil yang tidak baik berada di luar kendali karyawan. Misalnya, dua karyawan yang mempunyai tugas dan fungsi sama bekerja pada shift yang berbeda. Karyawan shift pagi lebih diuntungkan karena ada staf pendukung teknis yang siap membantu ketika dibutuhkan. Akan tetapi jika ada kerusakan mesin pada saat shift malam, maka diperlukan waktu yang lebih lama bagi karyawan shift malam untuk menyelesaikan tugasnya, karena harus memperbaiki mesin sendiri.   
1. Pendekatan Hasil

Pendekatan ini menekankan pada hasil yang dicapai oleh karyawan. Pendekatan ini dianggap lebih cost-effective karena pengumpulan data lebih mudah, cepat dan obyektif. Pendekatan hasil paling tepat diterapkan pada kondisi sebagai berikut.

1. Karyawan mempunyai keahlian yang diperlukan. Pada situasi ini, karyawan mengetahui perilaku spesifik yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Perilaku dan hasil terkait dengan jelas. Pada kondisi ini, hasil tertentu dapat diperoleh jika karyawan melakukan beberapa perilaku spesifik tertentu. Misalkan pengantar koran membutuhkan jalur tercepat untuk dapat memuaskan pelanggan yang mendapat kiriman koran tepat waktu.
3. Hasil menunjukkan peningkatan yang konsisten setiap waktu. Ketika hasil meningkat secara konsistem setiap waktu, hal ini merupakan indikasi bahwa karyawan menyadari perilaku yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
4. Banyak cara melakukan pekerjaan dengan baik.  Ketika ada banyak cara berbeda yang dilakukan untuk melakukan suatu pekerjaan, maka lebih bijaksana jika penilaian performa dengan pendekatan hasil.
2. Pendekatan Sifat/Ciri

Pendekatan ini menekankan pada performa individu dan mengabaikan situasi, perilaku maupun hasil. Penilaian ini melibatkan ability dan personality yang tidak mudah dilatih dan susah diubah. Pendekatan ini dinilai berdasarkan hubungan positif yang ditemukan antara ability dan sifat personality dengan perilaku kerja yang diharapkan. Beberapa tantangan dalam penerapan sistem yang hanya menekankan pendekatan sifat/ciri saja, antara lain sebagai berikut.

1. Sifat atau ciri tidak di bawah kendali individu. Sehingga individu merasa tidak adil jika penilaian didasarkan pada sifat yang sangat susah untuk diubah.
2. Fakta bahwa individu mempunyai sifat atau ciri tertentu tidak berarti hal ini akan dibutuhkan untuk mencapai hasil dan perilaku yang diharapkan

Selain adanya hambatan, pendekatan ini mempunyai keunggulan yaitu pada saat organisasi mengalami perubahan struktural, penilaian ini dapat digunakan untuk mengalokasikan sumber daya manusia berdasarkan sifat atau ciri nya sesuai dengan jenis pekerjaan maupun unit tempat individu akan bekerja.