Resume Chapter 5

Asumsi tentang pengaruh adaptasi eksternal

Model yang paling berguna untuk mengidentifikasi konten dimensi budaya organisasi diturunkan dari psikologi sosial dan dinamika kelompok. Semua kelompok dan organisasi menghadapi dua permasalahan tipikal :

1.      Kelangsungan hidup di dalam dan adaptasi dengan lingkungan eksternal

2.      Integrasi proses internal dalam menjamin kapasitas untuk terus bertahan dan menyesuaikan diri.

Dengan kata lain, dari sudut pandang evolusi, kita perlu mengidentifikasi pengaruh yang dihadapi kelompok dari saat asal mulanya sampai dengan tahap maturity dan decline. Proses pembentukan budaya identik dengan proses pembentukan kelompok, dengan inti sari kekelompok an atau identitas kelompok menghasilkan pola berbagi asumsi, yang disebut dengan budaya kelompok. Tanpa sebuah kelompok, tidak akan ada budaya, dan tanpa berbagi asumsi, beberapa tingkat minimal budaya, itu hanya kumpulan orang, bukan sebuah kelompok.

Pendekatan untuk mengidentifikasi elemen dan dimensi budaya secara fundamental berbeda dengan yanag dilakukan ahli antropologi, karena kita mencoba memahami tidak hanya budaya yang ada tetapi juga pembentukan, evolusi dan destruksi budaya tersebut. Beberapa permasalahan adaptasi dan kelangsungan hidup eksternal.

1.      Misi dan strategi

Memperoleh pemahaman bersama tentang misi inti, tugas utama, fungsi manifest dan laten

2.      Tujuan

Mengembangkan konsensus tentang tujuan, yang berasal dari misi inti

3.      Sarana /Upaya

Mengembangkan konsensus tentang sarana dan upaya yang digunakan untuk mencapai tujuan, seperti struktur organisasi, divisi tenaga kerja, sistem reward dan sistem otoritas

4.      Pengukuran

Mengembangkan konsensus pada kriteria yang digunakan untuk mengukur seberapa baik kelompok memenuhi tujuan, seperti sistem informasi dan kontrol

5.      Perbaikan

Mengembangkan konsensus pada perbaikan yang tepat atau memperbaiki strategi yang digunakan jika tujuan masih belum tercapai.

Asumsi bersama tentang misi, strategi dan tujuan

Sebuah kelompok atau organisasi harus mengembangkan sebuah konsep yang dianut tentang pokok permasalahan kelangsungan hidupnya, yang biasanya berasal dari misi inti, tugas utama atau “alasan untuk menjadi” . Dalam banyak organisasi bisnis, pada umumnya berkisar pada kelangsungan hidup ekonomi dan perkembangan yang melibatkan pemeliharaan hubungan baik dengan stakeholder perusahaan, antara lain : investor dan stockholder, suplier material yang diproduksi, manajer dan pegawai, komunitas masyarakat dan pemerintah dan yang terakhir adalah konsumen yang bersedia membayar produk atau jasa.

Banyak studi tentang organisasi telah menunjukkan kunci pertumbuhan dan kelangsungan hidup jangka panjang adalah menjaga kebutuhan konstituen agar tetap seimbang, dan misi organisasi sebagai seperangkat keyakinan tentang kompetensi pokok dan fungsi dasar di masyarakat, biasanya merupakan pencerminan keseimbangan tersebut (Donaldson dan Lorsch, 1983; Kotter dan Heskett, 1992; Porras dan Collins, 1994). Sebuah kesalahan jika berpikir total fokus pada salah satu konstituen karena semua konstituen secara bersama-sama membentuk lingkungan dimana organisasi akan sukses.

Meskipun misi pokok atau tugas utama biasanya dinyatakan dengan konstituen tunggal, misalnya pelanggan, tetapi banyak organisasi mempunyai fungsi ganda sebagai pencerminan dari banyaknya stakeholder. Sehingga ada beberapa fungsi ini merupakan justifikasi publik, sedangkan lainnya “latent” atau tidak disebut. Misalnya, fungsi manifest sistem sekolah adalah mendidik. Tetapi segala sesuatu yang terjadi di sekolah menyarankan beberapa fungsi laten, seperti : menjaga anak-anak dari jalanan dan pasar tenaga kerja sampai mereka cukup umur dan mempunyai keahlian, untuk mengelompokkan generasi selanjutnya sesuai dengan bakat dan keahliannya di masyarakat, memungkinkan berbagai macam pekerjaan terkait dengan sistem sekolah untuk menyesuaikan dan memelihara otonomi profesional. Dalam memenuhi fungsi-fungsi tersebut, pemimpin serta anggota organisasi harus menyadarinya demi kelangsungan hidup organisasi. Misi pokok menjadi pengaruh kompleks multifungsional, dan beberapa fungsi harus tetap laten untuk menjaga wujud identitas organisasi. Dalam organisasi bisnis, fungsi laten meliputi penyediaan pekerjaan di komunitas tempat bisnis berada, penyediaan sumber daya ekonomi pada masyarakat dalam bentuk barang dan bahan mentah yang dibeli, dan penyediaan bakat manajerial yang digunakan dalam aktivitas.

Misi berhubungan langsung dengan strategi. Organisasi membuat rencana untuk memenuhi fungsi manifest dan laten, meliputi keputusan tentang produk dan jasa yang merupakan pencerminan identitas organisasi.

Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa salah satu elemen yang paling sentral dari budaya adalah asumsi yang dibagikan anggota organisasi tentang identitas mereka dan misi atau fungsi pokok. Hal ini tidak selalu disadari tetapi dapat muncul jika menelisik keputusan stratejik yang dibuat organisasi.

Asumsi bersama tentang tujuan yang berasal dari misi

Konsensus dalam misi pokok dan identitas tidak secara otomatis menjamin anggota organisasi mempunyai tujuan umum atau berbagai subkultur secara tepat sejalan untuk memenuhi misi. Faktanya, dasar subkultur di organisasi tanpa disadari bekerja dengan tujuan berbeda dengan beberapa elemen misi. Untuk mencapai tujuan konsensus, kelompok membutuhkan berbagi asumsi tentang dasar logistik operasional yang dapat menggerakkan sesuatu yang abstrak seperti misi menjadi tujuan konkrit dalam mendesain, manufaktur dan menjual produk atau jasa dalam biaya yang disepakati dan batas waktu. Misi dan strategi bisa jadi tahan lama, sedangkan tujuan harus dirumuskan untuk yang akan dilakukan tahun depan, bulan depan, dan esok hari. Tujuan mengkonkretkan misi dan memfasilitasi keputusan tentang sarana/upaya. Dalam proses, perumusan tujuan juga sering mengungkap isu yang tidak terpecahkan atau kurangnya konsensus subkultur tentang isu-isu yang lebih dalam.

Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa tujuan dapat ditetapkan pada beberapa tingkat abstraksi dan di dalam horison waktu yang berbeda.

Asumsi bersama tentang sarana untuk mencapai tujuan : struktur, sistem dan proses

Beberapa elemen penting budaya organisasi adalah asumsi dasar bersama tentang bagaimana menyelesaikan segala sesuatu, bagaimana mencapai misi dan bagaimana sampai pada tujuan. Pemimpin organisasi biasanya menanamkan struktur, sistem dan proses yang jika sukses, menjadi bagian dari budaya.

Keahlian, teknologi dan pengetahuan yang dimiliki oleh kelompok dalam usahanya untuk bertahan di lingkungannya menjadi bagian dari budaya kelompok tersebut jika ada konsensus pada keahlian seperti apa dan bagaimana menggunakannya.

Dalam mengembangkan sarana untuk mencapai tujuan, banyak pengaruh internal yang harus dihadapi oleh kelompok. Permasalahan eksternal tentang divisi struktur tenaga kerja harus mengenal siapa yang mempunyai otoritas. Sistem kerja kelompok menentukan ikatan dan aturan keanggotaan. Kepercayaan dan bakat umum pemilik dan pemimpin kelompok menentukan fungsi mana yang dominan ketika kelompok berkembang.

Kesimpulannya, sebagai bentuk asumsi budaya di sekitar sarana agar dapat mencapai tujuan, asumsi pasti akan melibatkan masalah internal tentang status dan identitas yang menyoroti kompleksitas analisis sarana dan permasalahan  seputar usaha untuk merubah organisasi untuk mencapai tujuan. Konsensus terhadap sarana yang digunakan menciptakan kebiasaan perilaku dan banyak artefak yang pada akhirnya diidentifikasi sebagai manifestasi yang tampak dari budaya.  

Asumsi bersama tentang mengukur hasil dan mekanisme perbaikan

Semua kelompok dan organisasi perlu tahu bagaimana hasil yang mereka lakukan sesuai dengan tujuan dan secara periodik perlu diperiksa  untuk menentukan kinerja yang dilakukan sesuai dengan misi. Proses ini melibatkan tiga area dimana kelompok perlu melakukan konsensus tentang apa untuk mengukur, bagaimana cara mengukur dan apa yang harus dilakukan ketika butuh perbaikan.

What to Measure

Saat kelompok melaksanakan tugasnya, seharusnya mereka mempunyai kesepakatan tentang bagaimana menilai kinerjanya untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan jika sesuatu berjalan tidak sesuai yang diharapkan.

Consensus on Means of Measurement

Konsensus harus dicapai dalam menentukan kriteria dan sarana sesuai dengan informasi yang dikumpulkan.

Dapat disimpulkan bahwa keputusan organisasi tentang metode yang digunakan untuk mengukur aktivitas dan pencapaiannya menjadi elemen sentral budayanya selama konsensus berkembang di sekitar permasalahan ini. Jika konsensus gagal berkembang, dan subkultur yang kuat terbentuk di sekeliling asumsi yang berbeda, maka organisasi itu akan mengalami konflik yang dapat secara potensial menurunkan kemampuannya untuk mengatasi lingkungan eksternal.

Asumsi bersama tentang perbaikan dan perbaikan strategi

Area terakhir konsensus yang krusial untuk adaptasi dengan lingkungan eksternal adalah apa yang harus dilakukan jika perubahan dibutuhkan dan bagaimana untuk membuat itu berubah. Kegiatan perbaikan yang efektif membutuhkan konsensus untuk mengumpulkan  informasi eksternal, bagaimana mendapat informasi pada bagian yang tepat dimana organisasi dapat melakukannya dan bagaimana mengubah proses produksi internal untuk mau menerima informasi baru tersebut. Organisasi bisa menjadi tidak efektif jika kurang konsensus pada bagian manapun dalam pengumpulan informasi dan pemanfaatan siklus (Schein, 1980).

Jika informasi sudah ada di tempat yang tepat, dimengerti dan dilakukan, masih ada permasalahan untuk mencapai konsensus tentang langkah apa yang akan diambil. Misalnya, jika produk gagal dipasarkan, apakah organisasi memecat manajer pemasaran, menguji kembali strategi pemasaran, menilai kembali kualitas riset dan proses pengembangan, membentuk tim dari semua fungsi untuk menyelidiki kegagalan atau menyapu kegagalan dan secara diam-diam memindahkan orang ke pekerjaan lain?

Proses perbaikan tidak terbatas pada area permasalahan. Jika perusahaan mendapatkan tanda kesuksesan,  mungkin perusahaan memutuskan untuk berkembang pesat atau mengembangkan strategi secara hati-hati, atau mengambil keuntungan cepat dan resiko yang tetap kecil. Konsensus dalam hal ini menjadi krusial untuk efektivitas, dan jenis konsensus yang dicapai adalah satu determinan “style” perusahaan.

Setelah tindakan perbaikan diambil, informasi baru harus dikumpulkan untuk menentukan apakah hasil yang dicapai sudah meningkat atau belum. Merasakan perubahan di lingkungan, mendapatkan informasi pada tempat yang tepat, mencerna informasi tersebut, dan mengembangkan respon yang tepat merupakan bagian dari siklus pembelajaran yang tak ada hentinya yang pada akhirnya mencirikan bagaimana organisasi tertentu mempertahankan efektivitasnya.